Vervaldatums en aanleverdeadlines bewaken in je dossiers
‘Wanneer moet het binnen zijn?’ en ‘tot wanneer is het geldig?’ zijn verschillende vragen. Door beide datums vast te leggen voorkom je dat een compleet dossier wordt verward met een actueel dossier.
Aanleverdeadline: wanneer verwacht je het dossier?
De aanleverdeadline hoort bij het dossier. Het is de datum waarop je de vereiste stukken wilt hebben én wilt kunnen beoordelen. Plan daarom ruimte tussen de aanlevering en de uitvoering van het werk. DossierGrip toont voor incomplete dossiers een waarschuwing vanaf zeven dagen vooraf, extra urgentie vanaf drie dagen, een melding op de dag zelf en een melding na overschrijding.
Vervaldatum: hoe lang blijft het document geldig?
Een vervaldatum hoort bij een afzonderlijk document. Neem de datum over uit het bewijsstuk en controleer wat deze betekent. In DossierGrip geldt ‘geldig tot en met’: het document is op die datum nog geldig en daarna verlopen. Een goedgekeurd document met een vervaldatum binnen 30 dagen krijgt de status Verloopt binnenkort.
Een lege datum is geen onbeperkte garantie
Sommige documenten hebben geen expliciete einddatum. Laat het datumveld dan leeg en bepaal zelf een passende periodieke controle. De software kan geen onbekende datum bewaken en stelt niet vast of een document buiten de opgegeven geldigheid nog inhoudelijk klopt.
Maak van de waarschuwing een concrete actie
Open vanuit het deadlineoverzicht het dossier. Kijk wat nog ontbreekt, wat moet worden beoordeeld en wat opnieuw moet worden aangeleverd. Een nieuw bestand kan al klaarstaan zonder dat het dossier compleet is. Vraag dus niet automatisch dezelfde stukken opnieuw op: begin bij de nieuwste versie en de status.
Laat een compleet dossier uit de deadlinewerkvoorraad verdwijnen
Als alle verplichte stukken zijn goedgekeurd en geldig, verdwijnt de waarschuwing voor een incomplete aanlevering. De vervaldatumbewaking blijft bestaan. Gearchiveerde projecten horen niet bij de actieve werkvoorraad. Herinneringen in de app zijn beschikbaar zonder maildienst; dagelijkse samenvattingsmails vragen een aparte configuratie en opt-in.