Documenten controleren vóór de projectstart: is je dossier straks nog geldig?
Je ziet een groen vinkje bij de verzekering van je onderaannemer. Toch kan er nog iets nodig zijn: de verzekering verloopt volgende week, terwijl het project pas later start. Een bruikbare startcheck kijkt daarom naar de datum waarop het werk begint.
Drie datums met een eigen doel
De aanleverdeadline bepaalt wanneer je de stukken wilt ontvangen en beoordelen. De documentdatum bepaalt tot wanneer een bewijsstuk geldig is. De projectstart bepaalt wanneer je het bewijs nodig hebt voor de uitvoering. Houd die datums uit elkaar en plan tijd tussen aanlevering en start, zodat een nieuwe versie nog opgevraagd en gecontroleerd kan worden.
Een concreet voorbeeld
Vandaag is het 1 oktober. Een goedgekeurde verzekering is geldig tot en met 8 oktober. Je project begint op 12 oktober. Het bewijs is vandaag geldig, maar voldoet op de startdatum niet aan de vastgelegde geldigheid. Vraag een passend vernieuwd bewijs op en beoordeel dat opnieuw. Een bewijs dat tot en met 12 oktober geldig is, telt op die startdag nog mee. Dit zegt niets over de rest van de uitvoeringsperiode.
Wat controleert Startcheck in DossierGrip?
Op de projectpagina vergelijkt Startcheck de nieuwste versie van ieder verplicht document met de startdatum. Ontbrekende, afgekeurde en nog niet beoordeelde documenten blijven zichtbaar als aandachtspunten. Ook een goedgekeurd document dat vóór de start verloopt krijgt aandacht. Een dossier zonder verplichte checklist wordt niet als gereed geteld. Een optioneel document blokkeert de startcheck niet.
Geen datum is geen bewijs van onbeperkte geldigheid
Heeft een goedgekeurd document geen bekende vervaldatum, dan telt het mee volgens je vastgelegde beoordeling, maar vermeldt Startcheck dit apart. Controleer zelf of de inhoud past bij de opdracht. Zonder geplande startdatum controleert de app op vandaag. Bij een startdatum in het verleden wordt eveneens op vandaag gecontroleerd: verlopen stukken worden dus niet alsnog groen.
Volg alleen op wat nog actie vraagt
In het Actiecentrum vind je de openstaande punten per dossier. Begin met urgente dossiers, beoordeel nieuwe uploads en vraag vervolgens alleen ontbrekende of te vernieuwen stukken op. Het opvraagbericht toont vooraf de gekozen stukken, deadline en uploadlink. De ontvanger hoeft geen nieuw account aan te maken en jij houdt de inhoudelijke beoordeling in handen.
Leg de uitkomst vast en blijf controleren
Het PDF-dossieroverzicht bevat de startcheck op de gebruikte controledatum, inclusief de aandachtspunten. Dat is een momentopname op basis van de op dat moment bekende gegevens. Verschuift de projectstart, pas de datum bij het project aan en bekijk de check opnieuw. Blijf ook tijdens het werk de geldigheid volgen; een positieve startcheck is geen garantie voor de volledige looptijd en geen juridische goedkeuring.