Je eerste dossier.
Van aanmaken tot afvinken.
Volg de stappen met één testproject. Zo ervaar je ook wat je onderaannemer ziet.
Liever eerst kijken? Bekijk de demo →- 01
Maak je bedrijfswerkruimte
Registreer, bevestig je e-mailadres via de ontvangen mail en vul je bedrijfsnaam, naam en land in. Ben je uitgenodigd door een collega? Gebruik dan de teamuitnodiging in plaats van een nieuw bedrijf aan te maken.
- 02
Voeg een project en een relatie toe
Ga naar Projecten en maak je project of werf aan. Voeg bij Relaties & medewerkers de onderaannemer of medewerker toe. Vul contactgegevens in die je nodig hebt om documenten op te vragen.
- 03
Kies de checklist en deadline
Maak onder Dossiers een dossier aan. Kies het project, de relatie, de aanleverdeadline en een passende checklist. Je kunt ook de checklist van een bestaand dossier hergebruiken. Geselecteerde onderdelen worden verplicht; controleer de toepasselijkheid. Bij Grenswerken selecteer je bewust welke bewijsstukken nodig zijn.
- 04
Vraag documenten op
Open het dossier, klik Documenten opvragen en daarna Uploadlink maken. Kopieer de link of het volledige bericht en stuur dit zelf naar je contactpersoon. Als de maildienst is aangesloten, kun je ook de ontvanger en het bericht controleren en op Uitnodiging versturen klikken. Automatische herinneringen zijn optioneel, elke 3 of 7 dagen. Bekijk de verzendhistorie in hetzelfde venster; daar kun je herinneringen ook uitschakelen. Verzonden betekent geaccepteerd door de maildienst, niet gegarandeerd ontvangen. De ontvanger kan zonder account PDF-, JPG- en PNG-bestanden van maximaal 10 MB uploaden. Een nieuwe link vervangt de vorige en blijft 14 dagen geldig.
- 05
Controleer en beoordeel
Open of download het bestand. Controleer de inhoud, partij en geldigheid, vul waar bekend de vervaldatum in en keur het bestand goed of af. Bij afwijzing geef je een toelichting voor de aanleveraar. Iedere nieuwe versie wordt opnieuw beoordeeld.
- 06
Volg deadlines en geldigheid op
Het overzicht en actiecentrum tonen incomplete dossiers die hun deadline naderen: binnen zeven dagen, binnen drie dagen, vandaag of verstreken. Goedgekeurde documenten die binnen 30 dagen verlopen krijgen apart aandacht. Ververs handmatig als je niet wilt wachten op de automatische update.
- 07
Kijk vooruit met Startcheck
Vul bij je project de geplande startdatum in. Op de projectpagina vergelijkt Startcheck de nieuwste verplichte documenten met die datum. Je ziet welke documenten nog ontbreken, op beoordeling wachten of vóór de start verlopen. Zonder startdatum, of na de start, wordt op vandaag gecontroleerd. Een document zonder bekende vervaldatum wordt apart benoemd. De controle verandert je beoordelingen niet.
- 08
Pak de juiste vervolgstap
Open het Actiecentrum. Acties zijn per dossier gegroepeerd, met urgente dossiers bovenaan. Filter op Eerst oppakken, Zelf beoordelen of Opvragen en zoek op relatie, project of document. Bij Documenten opvragen kun je een voorbeeldbericht maken met alleen openstaande verplichte stukken. Uploads die op beoordeling wachten hoef je niet opnieuw op te vragen. Deel het bericht zelf of verstuur een e-mailuitnodiging als de maildienst is aangesloten. Herinneringen stoppen wanneer alle gevraagde stukken zijn ontvangen, het project is gearchiveerd of de uploadlink niet meer geldig is. Een afgebroken of onzekere verzending wordt niet automatisch herhaald. Controleer de status voordat je opnieuw uitnodigt.
- 09
Exporteer en werk samen
Gebruik PDF-overzicht voor een rapport en ZIP-export voor de bijbehorende documenten. Nodig onder Instellingen een collega uit als beheerder of lezer. Een lezer kan gegevens bekijken maar geen documenten beoordelen. Het bedrijfsaccount blijft afgeschermd van andere bedrijven.